Automatización de procesos: trabajando para tu empresa

45% de las actividades laborales pueden automatizarse, lo que ahorraría dos mil millones de dólares en costos globales de la fuerza de trabajo.

Robotic Process Automation (RPA) es la automatización de procesos de negocio por medio de asistentes digitales que emulan el uso de las aplicaciones de negocios tal y como si fueran seres humanos.

Ventajas de la automatización

• Disminuye costos
• Incrementa la eficiencia
• Aumenta la productividad
• Garantiza cero errores
• Hace más rápidos los procesos
• Promueve nuevos productos o servicios
• Proporciona “trabajadores” 7x24x365

“Tenemos casos en que el impacto de 15 mil bots fue el desplazo de solo 20 personas, así que lo que hacemos es recuperar tiempo de tus colaboradores para usarlo de forma apropiada, y también contribuimos con su formación (desde las universidades) para que sean parte de la transformación digital”, explicó Aymeric Ratel, VP Regional Latam de Automation Anywhere.

Usos

Se trata de una aplicación no invasiva que requiere una integración mínima con la configuración de TI existente: “RPA se monta sobre las interfaces preexistentes de usuario, lo que acelera su adopción y con mínimos riesgos para su implementación”, explica Octavio Camarena, Director de MásNegocio y KIO Application Management en KIO Networks.

“La capacidad de integrar sistemas heredados es el impulsor clave para los proyectos RPA. Al usar esta tecnología, las organizaciones pueden acelerar sus iniciativas de transformación digital, al tiempo que desbloquean el valor asociado con las inversiones en tecnología pasadas", asegura Fabrizio Biscotti, VP Analyst en Gartner.

¿Qué procesos son susceptible de automatizar?

Aquellos que sean repetitivos, estandarizados, que sigan reglas y sean de alto volumen.

Debido a eso, es mejor seleccionar un proceso, especialmente por su impacto en tiempo o hacia el cliente, rediseñarlo y trabajar para lanzar una versión simplificada. Así, es posible probar qué funciona y qué no, realizando cambios de forma rápida y segmentada.

Áreas en las que se puede implementar RPA

Verticales

• Financiera y banca: control de acceso, notificaciones y alta de clientes, revisión de crédito.
• Telcos: portar números de otras compañías, asignación de una nueva SIM a un usuario.
• Manufactura: desarrollo de procesos de producción, agilizar la gestión de la cadena de suministro, gestión de inventario, adquisiciones y procesamiento de pedidos.
• Logística: programación y seguimiento de envíos, procesamiento de pedidos e inventarios, y cobros.
• Salud: generación de reportes, automatización de la farmaco-vigilancia, reclutamiento para pruebas médicas, seguimiento de certificaciones médicas y capacitación, así como gestión de procesos de cumplimiento.
• Educación: aún no se cuenta con un caso de uso, pero un integrador como KIO Networks puede hacer una consultoría para integrar este tipo de tecnología, que tiene más que ver con la visión estratégica de la organización, al fungir como una herramienta para ejecutar dicho plan.

Horizontales:

• TI: administración de redes, Data Centers, call centers, bases de datos.
• Servicio de atención al cliente: procesar datos extraídos desde el área de reclamos o formularios web para responder apropiadamente, sin derivarlo a otra área.
• Back office: order to cash, conciliación de cuentas, cierre mensual, cálculo de pago de impuestos, conciliación de cuentas por cobrar, generación de reportes.
• Recursos Humanos: pago de nómina, gestión de tiempo y asistencia, onboarding de empleados, administración de stock de consumibles, reportes de cumplimiento laboral o proceso de reclutamiento.

Algunas precisiones

La transformación mediante RPA se asocia con la optimización de costos y la sustitución de la mano de obra. Sin embargo, esta tecnología actúa como un creador de valor que impulsa la precisión y el cumplimiento en el negocio, lo que permite a los empleados realizar mejor sus tareas.

De ahí, la necesidad de que los líderes de las compañías cambien su percepción y comprendan que la automatización es una herramienta que los ayuda a maximizar el valor agregado de sus empresas.

Es importante tener en cuenta que los RPA no “aprenden” de su experiencia y no están capacitados para resolver las excepciones que encuentren al ejecutar sus tareas. Son los usuarios quienes deben implementar reglas de procesos.

El panorama hoy

El mercado de RPA, que en el 2016 era de 250 millones de dólares, crecerá a 2.9 mil millones dólares en 2021. Con todo, esta tecnología aún se enfrenta a dos retos: romper la barrera cultural y que los departamentos de TI dejen de considerar que su implementación les traerá mayor carga de trabajo (lo cual no es así, pues como hemos mencionado RPA no es intrusivo).

En el mercado mundial existen tres jugadores importantes (UiPath, Automation Anywhere y Blue Prism), pero en México sólo dos de ellos cuentan con soporte local y uno con un socio que funge como consultor e integrador especializado. De tal suerte que los modelos de consumo en el país pueden ser:

• De la forma tradicional: implica la compra de licencias, infraestructura y asignar personal al proyecto.
• As a Service: pagar una renta mensual para que un tercero se encargue de todo.

En cuanto a qué empresas son más susceptibles de adoptar esta tecnología, Aymeric Ratel de Automation Anywhere hace hincapié en que no hay un perfil de compañía, sino de directivos: que tengan liderazgo y ambición. Pues, más allá de los ahorros, RPA brinda la oportunidad de planear los servicios o productos que su organización entregará a sus clientes el día de mañana.

Conforme estas soluciones maduren, veremos una convergencia real de análisis, RPA y soluciones de inteligencia artificial que se conviertan en la mayor riqueza de las organizaciones y, por supuesto, de sus clientes.

Ventajas de un modelo de consumo RPA as a Service

• Economía de escalas
• Bajo costo de gestión
• Especialización
• Menor curva de aprendizaje
• Bajo riesgoLas aplicaciones están alojadas en centros de datos robustos
• Renta por proyecto o por días

Resolviendo dudas

Algunas de las preguntas más frecuentes que se plantean al hablar de RPA son:

1. ¿Cuál es el tiempo promedio de una implementación?

Desde documentar el proceso, configurar, instaurar, “hacer el camino feliz” y contemplar las excepciones:

• De 3 a 4 semanas, si es algo sencillo.
• De 5 a 8, si su complejidad es media.
• De 9 a 15, si es algo complicado.

Pero si esto lo hace un tercero, como KIO Networks, único proveedor que ofrece la modalidad RPA As a Service en Latinoamérica, los tiempos se reducen entre 25 y 30%.

2. ¿Nombre de una solución de RPA as a Service para una empresa de tamaño medio?

Automattica de KIO Application Management by KIO Networks, que involucra el software de Automation Anywhere, trabajo con consultoras, los Data Center de KIO Networks y la experiencia de personal altamente calificado.

Fuentes:

PwC, Organize your future with robotic process automation, 2016, recuperado de https://www.pwc.com/us/en/outsourcing-shared-services-centers/assets/robotics-process-automation.pdf

Forrester, The RPA market Will reach 29 billion by 2021, 13 de febrero, 2017, recuperado de https://www.forrester.com/report/The+RPA+Market+Will+Reach+29+Billion+By+2021/-/E-RES137229

Gartner, Cuadrante Mágico de Gartner de 2019 para la automatización robótica de procesos, mayo, 2019, recuperado de https://www.uipath.com/es/company/rpa-analyst-reports/gartner-magic-quadrant-robotic-process-automation

KIOllege, webinar Automatización y productividad - El enfoque futurista que transforma procesos empresariales, 27 de agosto, 2019.